Sprawdź jak przechowywać dokumenty firmowe.

Powszechnie wiadomo, że dokumenty firmowe powinny być odpowiednio zabezpieczone zarówno przed dostępem osób nieuprawnionych, jak i zniszczeniem. Reguluje to wiele przepisów prawa, które odnoszą się do wymaganego okresu przechowywania dokumentacji. Jak długo przechowywać dokumenty w firmie? Jak właściwie je zabezpieczyć? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Jak długo należy przechowywać dokumenty firmowe?

Znajomość przepisów prawa odnośnie wymaganych okresów przechowywania firmowej dokumentacji jest bardzo istotna, ponieważ pozwala uniknąć sytuacji, w której latami przechowujemy dokumenty, które już do niczego się nie przydadzą. Z drugiej strony świadomość obowiązku pozwala należycie go wypełniać. W związku z tym warto wiedzieć, że wymagany okres przechowywania firmowej dokumentacji jest uzależniony od tego, czego ona dotyczy. Przykładowo faktury VAT (zarówno oryginały, jak i kopie), czy księgi podatkowe powinny być przechowywane przez 5 kolejnych lat. Reguluje to Ustawa o rachunkowości oraz Ustawa o ordynacji podatkowej, które jasno określają, że okres ten jest liczony od od momentu zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeszcze dłużej należy przechowywać dokumenty pracownicze, ponieważ w tym przypadku wymagany okres to 50 lat, co określa Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

otwarta-szafa-na-dokumenty-orlando-antracytowa-140x90cm-104639

Metalowa szafa na dokumenty Contract Point, fot. Eco-market.pl

Przechowywanie dokumentacji firmowej – zabezpieczenia

Każdy przedsiębiorca powinien zdawać sobie sprawę z faktu, że wywiązanie się z obowiązku przechowywania dokumentacji firmowej przez kilka lub nawet kilkadziesiąt kolejnych lat wymaga wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń oraz segregacji. Wynika to z faktu, że dokumentów tych jest naprawdę wiele, a każdy z nich jest istotny, w związku z czym nie może się nigdzie zawieruszyć. Dokumentacja musi być również odpowiednio zabezpieczona przed zniszczeniem, np. w skutek zalania, czy pożaru. Zniszczenie dokumentacji uniemożliwiłoby bowiem wypełnienie obowiązku jej przechowywania. W jaki sposób zabezpieczyć firmowe dokumenty? Najlepiej umieszczając je w zamykanej metalowej szafie, która ochroni zarówno przed wodą ogniem, jak i dostępem osób trzecich. Przykładem mogą być szafy dostępne na eco-market.pl.

szafa_na_dokumenty_orlando_antracytowa_140x90cm_contract_point_szafy_metalowe_6893
Antracytowa szafa na dokumenty zamykana na klucz, fot. Eco-market.pl

Zabezpieczenie dokumentacji firmowej a ochrona danych osobowych

Należy również mieć świadomość, że zabezpieczenia dokumentów przed dostępem osób nieuprawnionych wymagają również przepisy o ochronie danych osobowych, czyli RODO. Zgodnie z nim dokumenty zawierające dane wrażliwe powinny być przechowywane „pod kluczem”, a dostęp do nich powinna posiadać jedynie wąska grupa pracowników. Im mniej pracowników będzie miało dostęp do tego typu danych, tym będzie bezpieczniej. Takie rozwiązanie pozwala zarówno zapobiec wyciekowi, jak i nałożeniu mandatu w razie ewentualnej kontroli.

Podsumowując należy stwierdzić, że przepisy prawa wymagają od przedsiębiorców nie tylko odpowiedniego prowadzenia dokumentacji, ale również jej zabezpieczenia, czy przechowywania przez dany okres. Lekceważenie tego obowiązku może skutkować nie tylko nałożeniem kar finansowych, ale również wyciekiem danych i związanymi z nim konsekwencjami.